Mucha gente pregunta esto cuando necesita documentos para otro país: ¿Puede cualquier notario hacer una apostilla?
La respuesta simple es no.
Un notario público y un apostilla son No es lo mismo. Un notario puede ser capaz de asentar en escritura pública tu documento, pero el la apostilla en sí es emitida por la autoridad gubernamental competente. En California, esa autoridad es la Secretario de Estado de California.
Ahí es donde mucha gente se confunde. Visitan a un notario local, obtienen un sello y asumen que el documento está listo para uso internacional. En muchos casos, lo está. No ¿Listo/a todavía?.
Qué hace un notario
Un notario público verifica la identidad, atestigua firmas y completa el certificado notarial cuando es necesario. Ese paso puede ser importante para documentos como:
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poderes notariales
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declaraciones juradas
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Cartas de consentimiento
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copias de ciertos documentos comerciales
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declaraciones juradas
Pero un notario sí No emitir la apostilla. La apostilla es un certificado separado que se utiliza para autenticar la firma de un funcionario público en un documento para su uso en otro país.
¿Quién emite realmente la apostilla?
En California, la Secretario de Estado de California apostillas de documentos. El Secretario de Estado también supervisa las comisiones notariales y autentica las firmas de los funcionarios públicos y notarios públicos de California.
Entonces, si te preguntas: “¿Puede cualquier notario hacer una apostilla?”, la respuesta correcta es:
No. Un notario puede autenticar un documento si se necesita la autenticación, pero solo el Secretario de Estado de California puede emitir la apostilla en California.
Por qué la gente confunde esto
La confusión suele ocurrir porque algunos documentos necesitan ambos pasos:
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Notarización
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Apostilla
Por ejemplo, si estás enviando un poder notarial al extranjero, es posible que primero debas firmarlo ante un notario de California. Después de eso, el documento notarizado puede ser presentado a la Secretaría de Estado de California para la apostilla.
Eso sí No significa que el notario realizó la apostilla. Significa que el notario se encargó del primer paso y el estado se encarga del segundo.
¿Todos los documentos necesitan ser legalizados ante notario antes de obtener una apostilla?
No. Algunos documentos lo hacen y otros no.
Esa es otra razón por la que las personas se encuentran con demoras. Supone que cada documento debe ser notarizado primero, pero eso no siempre es correcto.
Por ejemplo, los certificados de nacimiento y defunción de California usualmente necesitan tener la firma del funcionario público adecuado, como un secretario de condado, un registrador de condado o el Registrador Estatal. En algunos casos, un acta vital emitida por la ciudad o el condado puede necesitar certificación a través del secretario de condado o una copia certificada del registrador de condado o del Departamento de Salud Pública de California antes de que pueda ser apostillada.
Así que el proceso correcto depende del tipo de documento.
Documentos comunes que pueden necesitar una apostilla
Las personas a menudo solicitan apostillas para documentos como:
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partidas de matrimonio
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certificados de defunción
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poderes notariales
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Verificaciones de antecedentes del FBI
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diplomas y expedientes académicos
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Declaraciones juradas de estado civil
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documentos de negocios
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trámites de adopción
Si el país receptor forma parte de la Convención de La Haya sobre Apostilla, generalmente se utiliza una apostilla como certificado para ese documento. Si el país no forma parte de esa convención, puede aplicarse un proceso de autenticación diferente.
Cuando un notario local no es suficiente
Un notario local podría ser de ayuda para firmar el documento, pero eso no garantiza que el documento esté listo para el procesamiento de la apostilla.
Los problemas a menudo ocurren cuando:
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se notarizó el documento incorrecto
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la redacción notarial está incompleta
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el documento necesitaba una copia certificada en lugar de una notarización
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el documento está destinado a un país que necesita un proceso de autenticación diferente
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el documento se presenta sin la información de solicitud requerida
La Secretaría de Estado de California requiere un proceso de solicitud de apostilla, incluyendo detalles como el país donde se utilizará el documento, y ofrece opciones de envío tanto por correo como en persona.
¿Cualquier notario puede hacer una apostilla?
De nuevo, no.
Un notario puede ayudar con el paso de la notarización cuando sea necesario. Pero la apostilla en sí proviene de la autoridad estatal. En California, esa es la Secretario de Estado de California.
Si omites el proceso correcto, tus documentos pueden demorarse, ser rechazados o devueltos.
La forma más fácil de manejarlo
Si no está seguro de si su documento necesita ser legalizado, una copia certificada o la presentación directa de una apostilla, es útil trabajar con un servicio profesional de apostillas.
Oficina de Apostilla ayuda a los clientes a entender:
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si el documento es elegible
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si se necesita primero la notarización
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si se requiere una copia certificada
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cómo evitar demoras y rechazos
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cómo mover el documento a través del proceso de apostilla correctamente
Eso puede ahorrar tiempo, especialmente cuando los documentos se necesitan para doble ciudadanía, matrimonio en el extranjero, negocios internacionales, inscripción escolar o asuntos familiares en el extranjero.
Respuesta final
¿Cualquier notario puede hacer una apostilla? No.
Un notario público puede certificar ciertos documentos, pero La apostilla es emitida por la Secretaría de Estado de California, no por el notario.
Si no estás seguro de lo que necesita tu documento, Apostille Office puede ayudarte a definir el camino correcto antes de que pierdas tiempo en el equivocado.
Sección de preguntas frecuentes
¿Un notario de UPS puede hacer una apostilla?
No. Un notario de UPS o cualquier notario local puede certificar tu documento, pero no emiten la apostilla. En California, la apostilla la emite el Secretario de Estado.
¿Necesito notarización antes de una apostilla?
A veces. Depende del documento. Algunos documentos necesitan primero ser autenticados ante notario, mientras que otros requieren una copia certificada u otro tipo de firma oficial.
¿Cuál es la diferencia entre notarización y apostilla?
La notarización confirma la identidad del firmante y el acto de la firma. Una apostilla autentica la firma del funcionario público en el documento para uso internacional.
En California, las apostillas son emitidas por la Secretaría de Estado de California.
El Secretario de Estado de California.
